Missions 

Apporter un appui organisationnel à l’encadrement de la direction :
Gérer les agendas, prendre les rendez-vous, assurer l'interface avec les assistants des directions partenaires
Organiser les déplacements, les réunions, les évènements 
Participer aux réunions de direction et services, rédiger les ordres du jour et les comptes-rendus
Assurer la prise d’appels téléphoniques et la transmission des messages
Coordonner les suppléances dans le logiciel Trafic
Rédiger, mettre en forme, diffuser des rapports, des notes de service, des mailings…
Tenir à jour des tableaux de bord, les suivis d’activités et les plannings internes
 

Participer aux missions du secrétariat :
Participer à l’accueil téléphonique et physique
Réceptionner, enregistrer, ventiler les courriers arrivée-départ dans le logiciel Trafic et les parafeurs de la direction
Passer et réceptionner des commandes de fournitures
Classer et archiver des documents administratifs
Sous l’autorité du directeur, gérer les droits d’accès au site Curie via l’outil PC PASS évolution
En lien avec le service RH, préparer l’accueil des nouvelles recrues de la direction (droits informatiques, badge, parc automobile, mise à jour de l’annuaire dans Intracom, organisation et fonctionnement du site Curie…)

Gérer les archives de la direction en lien avec le service des archives municipales :
Rassembler et organiser les archives
Tenir à jour un état des documents
Sensibiliser l'ensemble des agents au bon classement des dossiers, sur support papier ou numérique
Assurer la communication des documents archivés aux services lorsqu'ils en ont besoin
Préparer les bordereaux d'élimination et de versement

Missions complémentaires 
Correspondant communication et archivage

Compétences requises 

Connaissance du fonctionnement et des instances d’un EPCI
Connaissance générale du statut de la fonction publique territoriale
Connaissances générales en comptabilité et marchés publics
Maitrise des outils informatiques et bureautiques courants
Capacité à rédiger des documents administratifs (notes de service, procédures administratives, comptes-rendus et synthèses)
Aisance relationnelle
Discrétion
Rigueur et organisation
Esprit d’équipe
Disponibilité, réactivité, adaptation

Lieu, jours et horaires de travail
Immeuble Joliot Curie – 442 rue Irène Joliot Curie au Havre
Temps complet - 36 heures hebdomadaires du lundi au vendredi + RTT